Настроим заявки, согласования и контроль исполнения
Переведём рабочие процессы компании из почты, мессенджеров, таблиц и устных договорённостей в управляемую цифровую систему.
Для каждого этапа определим ответственного, срок, необходимые действия и ожидаемый результат.
Вы будете понимать, где находится каждая задача, кто за неё отвечает и почему процесс остановился.
Практически любой повторяющийся процесс, который проходит через несколько сотрудников или подразделений, можно сделать прозрачнее и управляемее.
Создаём единый порядок подачи и обработки внутренних и внешних заявок.
Автоматизация заявок может охватывать:
Для каждой заявки можно определить тип, приоритет, ответственного, срок выполнения и маршрут обработки.
Автоматизация согласований помогает провести документ, решение или действие через нескольких участников по понятным правилам.
Система согласования заявок определяет, кто согласует текущий этап, что происходит после согласования и куда процесс переходит при отказе.
Автоматизация документооборота связывает проверку, согласование и передачу документов в единый маршрут.
После согласования задача не должна теряться. Контроль исполнения задач помогает довести работу до результата.
Руководитель получает возможность видеть не только факт постановки задачи, но и её реальное прохождение до результата.
Особенно полезна автоматизация процессов, которые проходят через несколько подразделений.
Продажи → юридический отдел → финансы → производство → бухгалтерия
или
Инициатор → руководитель → закупки → финансовый директор → исполнитель
Для каждого перехода определяется понятное правило.
Во многих компаниях процессы исторически складываются из писем, сообщений, Excel-файлов, звонков и личных договорённостей.
Пока участников немного, такой подход может работать.
Цифровизация бизнес-процессов превращает такой порядок работы в формализованную последовательность действий.
С ростом компании появляются проблемы:
Автоматизация workflow — это понятный маршрут: кто получает задачу, что делает и кому передаёт результат.
Заполненная заявка передана на проверку.
Данные и документы проверены; заявка готова к согласованию.
Решение зафиксировано; одобренная заявка передана исполнителю.
Работа выполнена, результат передан на проверку.
Результат принят или возвращён на доработку.
Заявка закрыта; действия и результат сохранены в истории.
В рамках процесса могут автоматически выполняться дополнительные действия.
Ответственный может определяться автоматически в зависимости от подразделения, типа заявки, суммы, проекта или других параметров.
Система уведомляет сотрудника о новом задании, приближении срока или просрочке.
Если задача не выполнена вовремя, уведомление может автоматически отправляться руководителю.
Перед переходом дальше система может проверять обязательные поля, документы или выполнение необходимых условий.
Отдельные этапы могут выполняться системой без участия человека.
Все действия участников фиксируются.
Если необходимые данные уже находятся в корпоративных системах, их не нужно повторно вводить вручную.
Мы можем связать бизнес-процесс с существующей IT-инфраструктурой компании.
Автоматизация внутренних процессов становится частью общей IT-инфраструктуры: информация передаётся между системами автоматически.
Типовые маршруты. Состав участников и правила уточняем под вашу компанию.
Перед автоматизацией важно понять, как процесс действительно работает.
Мы изучаем текущий порядок работы, участников, документы, исключения и проблемные места.
При необходимости помогаем упростить процесс ещё до разработки системы.
Основная задача — не просто перенести существующий процесс в электронный вид, а сделать его понятным и управляемым.
Сначала определяем бизнес-процесс и необходимый результат. После этого подбираем или создаём подходящее техническое решение.
Изучаем, как сотрудники работают сейчас и какие проблемы необходимо решить.
Определяем участников, этапы, переходы, сроки и возможные исключения.
Предлагаем, какие действия стоит сохранить, изменить или автоматизировать.
Создаём формы, маршруты, правила, уведомления, интеграции и необходимые автоматические действия.
Проверяем основной сценарий и нестандартные ситуации.
Переносим процесс в рабочую эксплуатацию.
После запуска анализируем работу процесса и при необходимости корректируем его.
Всегда известно, у кого находится задача.
Можно увидеть просроченные этапы ещё до того, как они станут серьёзной проблемой.
Процесс выполняется по одинаковым правилам независимо от конкретного сотрудника.
Система сама напоминает, передаёт задачи и контролирует выполнение обязательных шагов.
Можно восстановить последовательность действий и понять, почему было принято конкретное решение.
Появляется возможность измерять работу процесса.
Мы не ограничиваемся настройкой отдельного маршрута согласования.
Когда автоматизация процессов компании требует изменений в нескольких системах, можем спроектировать весь сквозной процесс и связать его с существующей IT-инфраструктурой.
В рамках одного проекта могут потребоваться:
Это позволяет решать задачу целиком, а не создавать ещё один изолированный инструмент.
Расскажите, как он работает сейчас.
Не обязательно заранее описывать техническое решение. Достаточно объяснить, какие сотрудники участвуют в процессе, где возникают задержки и какой результат необходимо получить.
Мы разберём текущий порядок работы и предложим вариант автоматизации.
Обсудить процесс